Documentamos 10 años de conocimiento en 2 horas usando IA: El caso de 9punto5

Las organizaciones y los equipos de trabajo enfrentan una crisis silenciosa: pierden su conocimiento. Reuniones sin registro. Decisiones sin contexto. Experiencias y aprendizajes que se evaporan en el día a día.

Y no es raro ver que simplemente asumimos esta amnesia organizacional como algo normal.

El impacto

Esto es como acumular deuda que genera problemas en el corto plazo, pero es peor en el largo plazo:

Falta de contexto para tomar decisiones
Sobredependencia de reuniones o conversaciones para hablar una y otra vez de lo mismo porque el conocimiento está inaccesible
Procesos que se hacen cada vez de forma distinta innecesariamente, generando mala ejecución y riesgos

Y hay algo más de fondo. Documentar nos compromete y nos fuerza a estar de acuerdo con nosotros mismos 😁.

El problema de documentar

Documentar es un esfuerzo extra, que nos hace cuestionar lo que pensamos.

Así que sí, documentar puede ser tedioso, consume tiempo y (seamos honestos) pocas veces se hace bien. Además, está el problema de la actualización, donde las wikis internas parecen más bien cementerios digitales.

Y para peor, cuando sí tenemos documentos: nadie los lee 😅.

Esto ha sido razón suficiente para que dejemos de intentarlo.

El valor de documentar

Pero documentar también nos ayuda a pensar de forma estratégica.

Un buen sistema de conocimientos supera con creces los desafíos cuando consideramos lo valioso que es ir acumulando y refinando el conocimiento en el tiempo.

La frase de que hoy como sociedad "estamos en hombros de gigantes" hace referencia a que los avances son incrementales y acumulativos.

Documentar puede ser diferente con IA

Estamos en una revolución de la inteligencia artificial.

Y pasan al menos dos cosas cuando conectamos IA con documentación:

Documentar ahora es muchísimo más fácil
El contexto es todo (o casi) para la IA

Por ejemplo, en 9punto5, después de casi 10 años organizando la conferencia, estábamos igual que los pueblos sin escritura: todo el conocimiento de cómo organizarla pasaba de generación en generación, por tradición oral 🔥☁️.

Conocimiento sobre gestión de contenidos y relación con speakers, producción, construcción de comunidad, marketing, diseño, experiencia, y un largo etcétera.

Documentar es muchísimo más fácil

Con IA esto cambió radicalmente. Necesitamos solo dos sesiones de una hora para armar la base de toda la operación de la conferencia.

Definiciones por área, roadmap, hitos, objetivos, descripción de funciones y procesos clave.

El proceso fue un mix de:

Documentos antiguos
Enviar a la IA a investigar
Varios minutos de audios contando buena parte del conocimiento acumulado

Esto, sumado a lo que los modelos ya saben sobre cómo organizar una conferencia, hizo que todo fuera increíblemente rápido y efectivo.

El contexto es todo (o casi) para la IA

Ya con esa base tienes el santo grial de la documentación.

Luego es simplemente pasarle transcripciones de reuniones, pedirle que lea toda la documentación y que la actualice.

¿Por qué? Porque la IA funciona mejor cuando tiene contexto completo. No es lo mismo pedirle "actualiza la documentación de marketing" que decirle "lee toda la documentación y esta transcripción de la reunión de hoy donde definimos cambios, y actualiza la sección de estrategia de contenidos. Además dime dónde tenemos puntos ciegos y dame sugerencias para la estrategia".

El proceso se vuelve fluido:

Transcribes una reunión → La IA identifica decisiones, tareas y cambios relevantes
Le das contexto previo → Entiende cómo encaja esta información en el sistema existente
Actualiza automáticamente → Mantiene la coherencia, detecta contradicciones y sugiere mejoras

Es un nuevo nivel de visión y consistencia para el proyecto.

Herramientas para documentar con IA

En mi caso lo más poderoso para hacer esto es trabajar en tu computador localmente con notas en archivos markdown y hoy, con herramientas como Cursor o Claude Code, le puedes pedir que lea, actualice y genere otros archivos markdown. Luego revisas y refinas lo que te sugiere y listo.

Además, los archivos markdown se llevan muy bien con la IA porque informan claramente la jerarquía de la información. No tienen formato propietario y se pueden versionar con Git.

Hay muchas soluciones para mantener documentación viva. En nuestro caso usamos Starlight de Astro, lo que nos da una versión web navegable del conocimiento. Cualquier persona del equipo puede buscar información específica, compartir enlaces directos a secciones concretas, y ver actualizaciones en tiempo real. Es como tener una Wikipedia interna que evoluciona con el proyecto.

Pero la verdad es que puedes usar cualquier herramienta: Notion, Google Docs, Obsidian, wikis internas, o incluso carpetas de archivos de texto. El principio fundamental es elegir algo que la IA pueda leer de forma completa.

Lo importante no es la herramienta, sino mantener todo en un formato accesible para que la IA pueda acompañarte en la gestión del conocimiento.

El interés compuesto del conocimiento

Cuando la documentación se vuelve automática aparece la magia: el conocimiento empieza a componerse exponencialmente.

Cada reunión transcrita alimenta contexto para la siguiente documentación. Cada proceso documentado revela patrones en otros procesos. Cada insight capturado conecta con insights previos. El sistema se vuelve más inteligente con cada interacción.

Con esto el equipo desarrolla memoria y capacidad de recordar, compartir y acceder a lo importante.

Todavía nos queda camino que recorrer en 9punto5 para instalar una cultura de documentar, pero pudimos hacer en días lo que no hicimos en años.

Este caso ahora lo puedes llevar a procesos de onboarding o comerciales, documentar cómo toman decisiones, guías de estilo y lo que imagines.

Documentar no es burocracia; es una ventaja estratégica. Con IA, convertir conocimiento tácito en aprendizaje acumulativo es más simple y rápido. Empieza pequeño: crea un primer documento base, transcribe la próxima reunión y define un ritmo de actualización. En pocas semanas notarás menos conversaciones repetidas, más claridad y mejores decisiones. Lo importante no es dejarlo perfecto, sino mantenerlo vivo.

Una idea Esta semana, explica por audio tu proceso más importante a Claude o ChatGPT con el prompt: 'Convierte este audio en documentación estructurada con pasos claros'. En 30 minutos tendrás tu primera pieza de conocimiento vivo.