Cómo escribir para que tu equipo te lea
La comunicación es clave en los equipos, es lo que habilita o entorpece la colaboración. Pero en contextos de trabajo asíncrono, es aún más importante aprender a escribir de forma sencilla, clara y efectiva.
En la última edición de ”The Async Newsletter” hay una excelente guía de cómo escribir de forma profesional. Te invito a revisarla y te comparto un resumen de sus principales puntos.
Aprender a escribir bien toma tiempo y práctica. Aunque no hay fórmulas mágicas, esta lista te ayudará a tener en cuenta las claves de una buena escritura.
Ten en mente lo que quieres como resultado
- Empieza con qué quieres que pase como resultado de lo que escribes. Tenlo en mente para decidir qué incluir y (muy importante) qué omitir
- Pregúntate cosas como ¿Qué problema quiero resolver? ¿Qué podría salir mal? ¿Cómo sería un resultado exitoso de esta comunicación?
- Considera la necesidad de tu audiencia
Lo importante al inicio
- Presenta la información clave al principio
- Di lo que la otra persona necesita saber en las primeras tres frases
- Asegúrate de que el mensaje sea claro y simple
Una solicitud clara
- Si estás pidiendo algo déjalo claro, destacado y en una sola línea
- Si es una tarea, haz que resulte obvia
- Da el contexto e información necesaria, incluyendo fechas y enlaces a documentación
- Evita hacer una lista de peticiones, haz solo una llamada a la acción
Decir menos
- Repasa lo que escribiste y elimina todo lo que sea innecesario. Si puedes quitar un 20% de tu primera versión hazlo.
- Si algo no es esencial, déjalo como un enlace o información adicional
Haz que sea fácil de escanear
- Dale jerarquía clara a la información
- Estructura y dale formato al texto
- Usa títulos y subtítulos
- Usa viñetas y listas
- Usa negrita
- Cuando pongas un enlace no pongas “click aquí”, escribe un enlace de forma descriptiva
Usa fragmentos
- Desglosa grandes bloques en fragmentos pequeños y fáciles de digerir
- El punto principal va en el primer párrafo
Usa un lenguaje sencillo
- Usa lenguaje y frases sencillas
- No abuses de metáforas, ni de los adjetivos. Tampoco de la jerga, las siglas y las frases o palabras inventadas
- Usa la voz activa para dejar claro quién está tomando la acción
Voz Activa: “Neil Armstrong caminó en la luna” Voz Pasiva: “La luna fue caminada por Neil Armstrong”
Apóyate en lo visual
- Combina lo verbal con lo visual al mismo instante para reducir complejidad
- Usa herramientas como Loom o CleanShot para grabarte mostrando la pantalla, para dar instrucciones paso a paso, o para, por ejemplo, dar feedback de algo específico en un diseño
- Usa una captura de pantalla seguida de un texto
Mora tu escritura constantemente
- Pide feedback sobre el tono y claridad de tu escritura
- Cuando no lo hagas bien del todo, prueba algo nuevo
Si te interesa aprender más sobre el trabajo remoto y la comunicación asíncrona te recomiendo este newsletter de Doist los creadores de Todoist y Twist.