Consejos para líderes de equipos remotos

Te compartimos consejos para gestionar equipos remotos: comunicación efectiva, condiciones técnicas óptimas, pantalla compartida, seguimiento en línea, retroalimentación clara y creatividad para cohesión. ––

Hoy tenemos un invitado especial en nuestro Blog.

Le preguntamos a Rafael Galaz, ¿qué consejos recomendaría para gestionar equipos remotos?Si estás pensando ¿por qué a él? Rafa es Abogado y Consultor en técnicas de pensamiento visual para la planificación y gestión de proyectos.

Durante 10 años ha trabajado en remoto coordinando proyectos y equipos de diferentes nacionalidades , con muchos trabajó por años sin conocerlos de manera presencial.

Si deseas contactarlo su email es [email protected].

A continuación compartimos contigo los 10 consejos que nos comentó.

• Aquí rigen otras reglas del juego. ¿Ya escuchaste la frase: desaprender para volver a aprender?.

El primer gran consejo es: recuerda que en el trabajo remoto rigen otras reglas de comunicación que para el trabajo presencial. Punto. No es llevar lo que hacías en forma presencial y hacerlo ahora a través de zoom, hangout o skype . Nope, aquí las reglas cambian y debes re-aprenderlas. La comunicación entre humanos es compleja y no se limita únicamente a la voz o el texto como canal de transferencia de información sino que se complementa con varios factores que completan la experiencia de comunicación (tono de voz, microgestos, feromonas etc.).

En el trabajo remoto toda la riqueza de estos diferentes canales de comunicación se ven limitados, y junto con ello aparecen grandes distractivos: varios dispositivos electrónicos funcionando a la vez, un lugar de trabajo móvil o poco adecuado, redes sociales, etc. Todo esto atenta contra la calidad del tiempo y la atención que pueden prestar los miembros del equipo a sus tareas. Por ello, liderar un equipo en estas nuevas condiciones supondrá el desarrollo de nuevas habilidades y familiarizarse con nuevas tecnología.

2. Asegurar condiciones técnicas óptimas: ahora eres un telecomunicador.

No es un asunto de frivolidad o mero capricho, las condiciones técnicas pueden hacer la diferencia al momento de llevar el trabajo remoto a un buen resultado, te debes “ver bien”, “escuchar bien” y “dar a entender bien”: “Ver bien” significa que detalles como la luz y tu apariencia en cámara sean las óptimas, en lo posible que la altura de la cámara de un plano frontal, y que la informalidad no se transforme en transmitir pereza o desarreglo. Además, te debes “escuchar bien”, altamente recomendado usar siempre audífonos y comprobar la calidad de tu micrófono.

Debes ser creativo para asegurar un buen audio en todo momento , por ejemplo, si tienes mala señal de internet y buena señal de celular entonces que tu voz sea por llamada telefónica y la imagen por internet. Si te acomoda hablar sólo por celular, recuerda que la información únicamente oral es más débil que si aprovechas usar la imagen, siempre podrás recabar información viendo a la persona mientras hablas. Debes conocer las diferentes plataformas de comunicación. También una buena modulación y un tono agradable son claves , si esto resultaba importante a nivel presencial, en el trabajo remoto será clave para evitar que se produzcan distracciones evitables sobre todo en contextos internacionales.

El mensaje que quieres entregar debe comunicarse en forma breve y clara en forma oral, y luego repetirse un resumen escrito. Para las reuniones debes crear una cultura de trabajo donde haya ritmo para pasar de un tema a otro, recoger opiniones y resguarda el correcto uso del tiempo.

3. Pantalla compartida, tu mejor aliada.

Para hacer más eficaces tus reuniones, ten siempre disponible para compartir la pantalla de tu computador, donde tengas la posibilidad de proyectar una imagen que resuma el contenido que intentas comunicar y para tomar notas o apuntes de los acuerdos que se vayan tomando, así también con la agenda de temas que se quiere tratar y el tiempo asignado a la reunión.

Tener una pantalla que haga de “pizarra compartida” ayuda a los participantes a focalizar la conversación , recuerda que cada uno se encuentra en sus computadores, con el celular funcionando y otros distractores, por lo tanto, se necesita que el centro de las conversaciones sea explícito. Jamás tener reuniones a la deriva, sin que nadie tome el control de darle continuidad y cerrarla apenas sea posible “sin apuro, pero sin demora”. Basta que la reunión pierda el ritmo para que tus participantes abran una ventana del navegador y busquen otros contenidos, un buen tip es desarrollar una cultura donde todos deben comentar, de tal forma de asegurarte que están tomando atención.

4. Follow-up y documentos en línea para fijar objetivos y acompañar procesos.

Otro buen aliado será tener algún sistema en línea que le permita a tu equipo tener comunicación permanente con las tareas y objetivos en curso, en mi experiencia, no necesitas que sea un sistema sofisticado (que hay muchos disponibles) sino cualquier medio capaz de resumir lo que se espera de cada miembro del equipo de modo particular y qué se espera del equipo a nivel general. Pero altamente recomendado que sea un documento en línea, de tal forma que se actualice en tiempo real y no existan varias versiones. Así también cuando acompañes a tu equipo, evita estar dando permanente feedback utilizando chats o videollamadas, favorece la autonomía evaluando el avance en forma rutinaria pero no insistente.

5. Retroalimentar a los miembros de tu equipo y cómo dar feedback duro a distancia.

El arte de retroalimentar mejora si se ha instalado una cultura de comunicación fluida donde el equipo se ha acostumbrado a verbalizar lo que piensa y siente. Los equipos presenciales pueden darse el lujo de usar cierto “metalenguaje” , donde actitudes informan al entorno, pero en el caso del teletrabajo debe existir con el equipo una cultura de verbalizar todo en tanto sea posible, esto genera un efecto a largo plazo donde los conflictos se solucionan de mejor manera. Como líder del equipo al momento de retroalimentar debe ser en forma directa, clara y sobre todo precedida de haber promovido una cultura de diálogo permanente.

Cuando toca regañar, sepa distinguir los elementos objetivos de la conducta o acción que se quiere hacer ver, sabiendo separarlo de los sentimientos que generan el malestar. Dígalo todo, pero recuerda que sólo lo que sea verbalizado será lo que se reciba, favorezca la conversación para desarrollar los elementos de su malestar y utilice el lenguaje escrito para formular los acuerdos que dan por solucionado el asunto. Y dígalo o escríbalo, no asuma que el asunto está resuelto si no lo ha dicho expresamente. En contextos internacionales la regla cobra mayor importancia, en algunas culturas decir todo frontalmente es lo habitual, pero en otras se debe trabajar en construir esa cultura de trabajo.

6. Para el trabajo internacional: buscar horarios y cumplir una regla de oro.

Si trabajas en un ambiente internacional, existen varias herramientas para fijar el trabajo sincrónico y las reuniones con distintos husos horarios, mi recomendación es plataforma tipo www.time.is que permiten coordinar varias locaciones y está siempre actualizada con los cambios de hora.

Busca el horario que permita a la mayoría estar cómodos, pero si no es posible, ten en cuenta que tu equipo con el horario menos conveniente estará agradecido que las reuniones sean breves, ejecutivas, claras y con algún material que resuma los acuerdos para ser revisado en otro momento.

Y LA REGLA DE ORO para el trabajo con equipo internacionales….. “NO DAR NADA POR SENTADO” (“don’t take anything for granted”) Diferencias culturales, significado de las palabras, usos y modismos hacen indispensable que tus canales de comunicaciones consideren la repetición de la información ya sea de manera oral, escrita o visual. Hasta tener certeza que cada miembro del equipo comprendió sus responsabilidades y tareas.

7. Creatividad al servicio de la cohesión del equipo.

No escatimes en recursos creativos para dar a los espacios de cohesión del equipo la experiencia mas cercana a estar compartiendo un espacio físico. Ojo en esto, recursos creativos no significa necesariamente invertir dinero en ello, sino buscar dinámicas para hacer online, dibujar, hacer videos o photoshop de baja calidad.

Favorecer lo hecho “a mano” por encima de reenviar un meme o un post o un video que construya una narrativa del trabajo del equipo, de sus logros y anécdotas. Hacer algo con tus manos con una textura “amateur” puede dar un sello más cercano y animará a otros miembros del equipo a hacer lo mismo.

8. Para detectar y resolver problemas en miembros del equipo. A veces hay que saltarse algunas reglas.

Los canales de información remotos a veces dificultan la tarea de descubrir sutilezas en el comportamiento humano que develan apatía, rabia, frustración, depresión, etc. La mera evaluación de los resultados, la imagen en pantalla o los textos no son suficientes.

Por el contrario, un emoji, una risa escrita o una imagen de la cámara puede disimular cualquier emoción verdadera. El trabajo remoto tiene ese riesgo real y por lo tanto el autocuidado ha de ser protocolizado por el líder del equipo , ya sea velando por el cumplimiento de las políticas de la empresa o bien en el caso del trabajo de pymes crear instancias para conversar únicamente de los estados personales, respetando por supuesto el derecho a la intimidad y generando un ambiente de seguridad.

Los agobios personales no deben ser ocultados por miedo a generar dudas en el proceso productivo, caso contrario se puede generar una verdadera bomba de tiempo. En caso de necesidad, haga lo posible por generar espacios de encuentro presencial para evaluar estos casos.

9. Cómo evaluar el desempeño.

Un gran desafío en el ambiente remoto es la capacidad de ser sucinto en las interacciones, es decir, la capacidad transferir información de persona a persona con la cantidad justa de palabras de manera eficaz.

En el caso de la evaluación de desempeño, es fundamental que tus miembros del equipo tengan total claridad cuando la evaluación corresponde a los elementos objetivos de las tareas o responsabilidades asignadas, sin confundirse por ello con críticas a la calidad profesional de la persona.

En el trabajo presencial existen una enorme cantidad de “gestos” y elementos simbólicos que evitan esa confusión, pero en el teletrabajo, cuando toda la información pasa por canales imperfectos de transferencia del lenguaje simbólico o semiótica, se hace necesario hacer explícitas esta distinción.

En este sentido “evaluar” el desempeño debe darse a entender cómo “acompañar” un proceso y generar acuerdos para resolver los puntos débiles, destacando los bueno resultados y buscando oportunidad para mejorar. Para evitar que la evaluación sea entendida como un juicio a la calidad profesional, debes construir una cultura de confianza, de esta forma un eventual mal desempeño no se da a entender como una crítica a la calidad profesional y eso mejora la receptividad de los miembros del equipo.

10. Finalmente, agregar al menos un 3% de humor, porque lo que no dice, no se presume.

Así como los británicos tienen la sana costumbre de incorporar una nota de humor en todo momento (aunque sea un tipo humor que a veces parece presuntuoso) te recomiendo agregar un nota de humor en un margen del 3% de tus comunicaciones.

Por supuesto humor que tenga como objeto reírse de uno mismo, juegos de palabras y observaciones sutiles, jamás a costa de algún miembro de tu equipo.

El objetivo es crear un ambiente donde se haga explícito lo ameno y cercano , no habiendo tantos canales de comunicación para crear ambiente en el equipo, el humor es una forma de hacerlo explícito. Como apuntábamos antes, en contextos de trabajo remoto, algunas cosas que no se explicitan (como el buen ambiente), puede que no se presuman.

Si te gustó este post te aconsejamos veas la charla de Rafael, en la última versión de 9punto5, titulada “Cómic y el visual thinking claves para el trabajo remoto ¡En una red de 82 países!”.

Por Rafael Galaz