Cómo escribir para que tu equipo te lea

La comunicación es clave en los equipos, es lo que habilita o entorpece la colaboración. Pero en contextos de trabajo asíncrono, es aún más importante aprender a escribir de forma sencilla, clara y efectiva.

En la última edición de “The Async Newsletter” hay una excelente guía de cómo escribir de forma profesional. Te invito a revisarla y te comparto un resumen de sus principales puntos.

Aprender a escribir bien toma tiempo y práctica. Aunque no hay fórmulas mágicas, esta lista te ayudará a tener en cuenta las claves de una buena escritura.

Ten en mente lo que quieres como resultado

Empieza con qué quieres que pase como resultado de lo que escribes. Tenlo en mente para decidir qué incluir y (muy importante) qué omitir
Pregúntate cosas como ¿Qué problema quiero resolver? ¿Qué podría salir mal? ¿Cómo sería un resultado exitoso de esta comunicación?
Considera la necesidad de tu audiencia

Lo importante al inicio

Presenta la información clave al principio
Di lo que la otra persona necesita saber en las primeras tres frases
Asegúrate de que el mensaje sea claro y simple

Una solicitud clara

Si estás pidiendo algo déjalo claro, destacado y en una sola línea
Si es una tarea, haz que resulte obvia
Da el contexto e información necesaria, incluyendo fechas y enlaces a documentación
Evita hacer una lista de peticiones, haz solo una llamada a la acción

Decir menos

Repasa lo que escribiste y elimina todo lo que sea innecesario. Si puedes quitar un 20% de tu primera versión hazlo.
Si algo no es esencial, déjalo como un enlace o información adicional

Haz que sea fácil de escanear

Dale jerarquía clara a la información
Estructura y dale formato al texto
Usa títulos y subtítulos
Usa viñetas y listas
Usa negrita
Cuando pongas un enlace no pongas “click aquí”, escribe un enlace de forma descriptiva

Usa fragmentos

Desglosa grandes bloques en fragmentos pequeños y fáciles de digerir
El punto principal va en el primer párrafo

Usa un lenguaje sencillo

Usa lenguaje y frases sencillas
No abuses de metáforas, ni de los adjetivos. Tampoco de la jerga, las siglas y las frases o palabras inventadas
Usa la voz activa para dejar claro quién está tomando la acción

Voz Activa: “Neil Armstrong caminó en la luna” Voz Pasiva: “La luna fue caminada por Neil Armstrong”

Apóyate en lo visual

Combina lo verbal con lo visual al mismo instante para reducir complejidad
Usa herramientas como Loom o CleanShot para grabarte mostrando la pantalla, para dar instrucciones paso a paso, o para, por ejemplo, dar feedback de algo específico en un diseño
Usa una captura de pantalla seguida de un texto

Mora tu escritura constantemente

Pide feedback sobre el tono y claridad de tu escritura
Cuando no lo hagas bien del todo, prueba algo nuevo

Si te interesa aprender más sobre el trabajo remoto y la comunicación asíncrona te recomiendo este newsletter de Doist los creadores de Todoist y Twist.