Cómo escribir un planteamiento del problema

¿Te has lanzado a implementar una solución de forma apresurada? Yo sí, me declaro culpable.

Esto pasa cuando te apresuras a intentar una solución, pero sin pensar en serio el problema. Ponemos personas, tiempo, energía y recursos buscando alcanzar algún objetivo, pero la aguja no se mueve, no pasa nada relevante.

Por ejemplo, te puede sonar familiar el caso de intentar aumentar las ventas con una campaña de marketing. Se crean anuncios pagados para redes sociales, se diseñan piezas gráficas y textos de venta, se crea una landing page, se arman secuencias de mails y… no pasa nada. Muchos clicks y nada de conversión.

Algo así me pasó el año 2016 vendiendo espacios de trabajo de coworking. En una oportunidad el resultado fue tan malo que, al usar una frase como ‘¿buscas un lugar para trabajar?…’, personas nos contactaron creyendo que ofrecíamos empleo.

Para que no te pasen cosas como estas, hoy te comparto una herramienta que te ayudará a definir correctamente el problema que necesitas resolver antes de lanzarte a diseñar la solución. Algo que te ayudará a tomar mejores decisiones.

Puede que esto implique incluso aprender a pensar distinto, ya que desde la educación primaria en adelante nos han enseñado principalmente a resolver “problemas menores” que tienen una solución predefinida (como despejar la X en una ecuación). Pero en la vida real los retos son regularmente problemas difíciles o complejos, con varias soluciones posibles, por lo que es importante entenderlos primero antes de buscar la respuesta.

La parte más importante de resolver un desafío, no es llegar a la solución, es entender bien el problema.

Qué es un planteamiento del problema

El método de “planteamiento del problema” consiste en describir de forma precisa lo que queremos resolver o mejorar y definir cómo evaluaremos que hemos resuelto el problema.

Podría implicar explicar los “5W” –quién, qué, por qué, dónde y cuándo– del problema. Así como mostrar la brecha entre el estado actual y el deseado.

El objetivo del planteamiento del problema es actuar después de que conocemos el problema real. Para lo que queremos evitar cosas como:

• Resolver el problema equivocado
• Definir el problema en términos de la propuesta de solución
• Atacar un problema menor, perdiendo la oportunidad de resolver el problema de fondo
• Resolver solo los síntomas temporales del problema, en vez de resolver el problema real

Redactar el planteamiento de un problema ayuda a identificarlo y definirlo con precisión para luego pasar a explorar los posibles caminos de solución.

Cómo escribir un planteamiento del problema

Para escribir bien un problema es necesario definir el objetivo que se quiere conseguir.

El primer paso es explicar lo que está funcionado mal y por qué. Para lo que podrías querer responder a preguntas cómo:

• ¿Cuál es el estado actual?
• ¿Cómo puedo medir que lo que tenemos ahora está mal?
• ¿Qué evidencia tenemos de que esto es un problema?
• ¿Qué efectos negativos está provocando?
• ¿Cuál es el estado deseado al que queremos llegar? ¿Cómo - podemos medir cuando lleguemos ahí?
• ¿Cuál es la historia de este problema? ¿Ha pasado antes?
• ¿Qué soluciones se han probado antes?
• ¿Cómo se comporta el problema en el tiempo?
• ¿Cómo le explicarías el problema a alguien que no tiene conocimientos de esta área?

Identificar la causa raíz

El segundo paso es encontrar la verdadera causa del problema, no solo los síntomas. Para esto podrías preguntarte:

• ¿Qué hace falta para que esto no vuelva a pasar de nuevo?
• ¿Qué pruebas hay para demostrar conexiones entre las causas y los efectos del problema?
• ¿Si te sigues preguntando “por qué”, a qué explicaciones llegas?
• ¿Cómo puedes dividir el problema en partes más pequeñas? - ¿Cómo se conectan estas partes?
• ¿Qué procesos podrían mejorarse o ser añadidos para resolver este problema?

Además, al describir el problema es aconsejable:

• Explicitar claramente el alcance del problema
• Decir sin ambigüedades lo que no tienes poder para resolver
• Considera que un problema puede tener múltiples causas de fondo, y tus primeras impresiones podrían estar equivocadas.

Propiedades de los problemas complejos

El artículo académico “Dilemmas in a General Theory of Planning” de Horst Rittel y Melvin Webber describía, ya hace 50 años, diez propiedades de este tipo de problemas:

1. No hay una forma definitiva de describir un problema complejo
2. No hay una forma definitiva de resolver un problema complejo
3. Las soluciones a problemas complejos pueden ser mejores o peores, pero no pueden expresarse en términos de verdadero o falso
4. No hay una manera definitiva, ni un tiempo límite para probar una solución a un problema complejo
5. Cada intento de solucionar un problema complejo lo transforma; por lo tanto, no hay forma de aprender mediante el método de ensayo y error
6. No existen criterios que permitan enumerar todas las soluciones posibles a un problema complejo
7. No existen clases o categorías de problemas complejos; cada cual es único
8. Cada problema complejo podría considerarse como solo un síntoma de otro problema
9. La forma de describir un problema complejo determina su solución
10. Somos responsables de las consecuencias de las soluciones que intentemos

Volviendo al ejemplo inicial, en 2016 el concepto de coworking era poco conocido en la ciudad en que estábamos. Luego nos dimos cuenta de que el problema real no era vender más espacios de trabajo; un mejor planteamiento del problema era responder a la pregunta de cómo dar a conocer el concepto de cowork y sus beneficios a un grupo más amplio de personas.

La forma en qué definas el problema limitará las posibles soluciones que se podrán crear, y establecerá un contexto compartido entre las partes involucradas. Esta clara definición del problema te ayudará a pensarlo y resolverlo de mejor manera.

Cuando estás resolviendo un problema como equipo estar de acuerdo en cuál es exactamente el problema, es más importante que estar de acuerdo en la posible solución.